Cách viết email dịch vụ khách hàng – 10 phương pháp hay nhất và 5 ví dụ – làm thế nào để gửi email cho khách hàng kiến thức mới năm 2023

16 Tháng Chín, 2022Last Updated: 16 Tháng Chín, 2022

0 11 15 minutes read

Mục lục bài viết

Cách viết email dịch vụ khách hàng – 10 phương pháp hay nhất và 5 ví dụ – làm thế nào để gửi email cho khách hàng – Cập nhật kiến thức mới nhất năm 2023

Những ví dụ về email dịch vụ khách hàng, các phương pháp hay nhất và mẹo này sẽ giúp bạn vượt qua sự mong đợi của khách hàng.

“Khách hàng hài lòng là chiến lược kinh doanh tốt nhất.”, Michael LeBoeuf, tác giả của ‘How để giành được khách hàng và giữ họ cho cuộc sống ‘, cho biết. Trong thời đại ngày nay, sự khôn ngoan của ông có lẽ chính xác hơn bao giờ hết.

Do sự phát triển của mạng xã hội, các công ty có nhiều điểm tiếp xúc với khách hàng hơn bao giờ hết – và mọi người có nhiều cơ hội hơn để bày tỏ sự không hài lòng của họ và yêu cầu dịch vụ mà một khách hàng trả tiền xứng đáng có được.

Mặc dù việc xử lý một số kênh hỗ trợ khách hàng khác nhau được chứng minh là đầy thách thức đối với các thương hiệu lớn và nhỏ, nhưng một loại dịch vụ khách hàng đã trở thành con đường dẫn đầu cho các doanh nghiệp tương ứng với khách hàng của họ. Bạn đoán đúng, email. Do đó, kỹ năng dịch vụ khách hàng sử dụng bàn phím luôn được đáp ứng theo yêu cầu.

Làm cách nào để viết email dịch vụ khách hàng? Các phương pháp hay nhất về dịch vụ khách hàng qua email là gì? Tôi có thể tìm ví dụ về email dịch vụ khách hàng ở đâu? Bài đăng trên blog này sẽ trả lời tất cả các câu hỏi của bạn.

Tại sao dịch vụ khách hàng lại quan trọng?

Tất cả chúng ta đều có trải nghiệm dịch vụ khách hàng tốt và xấu – có thể là qua email, trên điện thoại, trên mạng xã hội, trò chuyện hoặc gặp trực tiếp. Những cuộc gặp gỡ này ở lại với chúng tôi, định hình tình cảm của chúng tôi đối với thương hiệu hoặc tổ chức có thể tồn tại lâu dài. Khi những trải nghiệm này là tiêu cực, đó có thể là thứ mà chúng tôi chia sẻ với mạng lưới rộng lớn hơn của mình – một cơn ác mộng theo quan điểm của công ty vì nhiều lý do. Ví dụ: hơn 25% người tiêu dùng sẽ ngừng mua hàng của một thương hiệu chỉ sau một trải nghiệm tiêu cực. Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng không nên để khách hàng cảm nhận như vậy về thương hiệu của họ. Đặc biệt vì nó có thể dễ dàng tránh được – hoặc thậm chí biến thành một tương tác tích cực nâng cao hình ảnh công khai hoặc tạo giới thiệu.

Kể từ buổi bình minh của thương mại, đã có dịch vụ khách hàng, “Khách hàng luôn đúng” như đặc tính thường xanh ở tâm chấn của việc thực hành. Khi thương mại, công nghệ và thời gian đều phát triển, các kênh dịch vụ khách hàng cũng vậy. Việc Alexander Graham Bell phát minh ra điện thoại vào cuối thế kỷ 19 đã thay đổi khả năng tiếp cận của các công ty trên toàn thế giới, thay đổi mọi thứ về cách doanh nghiệp và khách hàng sẽ tương tác trong thời hiện đại. Các doanh nghiệp đã tận dụng cơ hội này để lắng nghe ý kiến từ người tiêu dùng của họ, điều này dẫn đến sự ra đời của các trung tâm cuộc gọi.

Cuối cùng, email đã nổi lên như một điểm tiếp xúc ngày càng thuận tiện cho các công ty trong việc phục vụ, hỗ trợ và chăm sóc khách hàng của họ.

Ngày nay, nhóm dịch vụ khách hàng và hỗ trợ khách hàng nắm vững toàn bộ các hoạt động qua email. Chúng giúp mọi người sử dụng sản phẩm đúng cách và tiết kiệm chi phí cũng như tận dụng tối đa các dịch vụ. Các nhiệm vụ điển hình bao gồm giải quyết khiếu nại, trả lời phản hồi, cung cấp hướng dẫn lập kế hoạch và cài đặt, khắc phục sự cố và hỗ trợ nâng cấp và hủy bỏ. Đương nhiên, những nỗ lực này đòi hỏi sự hợp tác và chuyên môn của nhiều bên liên quan trong một công ty, dẫn đến sự tương tác với khách hàng để trả lời câu hỏi của họ, giải quyết vấn đề và khiến tâm trí của họ thoải mái.

Cần phải nói rằng, những điểm tiếp xúc khách hàng này là cơ hội quý giá để vượt quá mong đợi của khách hàng.

Các loại dịch vụ khách hàng – tại sao email (vẫn) là một công cụ dịch vụ khách hàng hữu ích?

Mặc dù sự phổ biến ngày càng tăng của mạng xã hội và các cuộc trò chuyện trực tiếp như các kênh hỗ trợ khách hàng, hầu hết các tương tác này vẫn diễn ra qua email. Và không có gì lạ, vì lợi ích của hỗ trợ qua email là rất nhiều.

Nếu bạn vẫn chưa bị thuyết phục, đây là bản tóm tắt về những lợi ích quan trọng nhất của dịch vụ khách hàng qua email.

Email là một công cụ chủ động giúp bạn có thời gian và quyền riêng tư để giải quyết một khách hàng đang khó chịu.

Khách hàng coi email như một không gian an toàn để bày tỏ vấn đề của họ.

Đó là khó tìm thấy ai đó không có tài khoản email thay vì nhiều người tiêu dùng ngoài kia không có sự hiện diện trên mạng xã hội.

Khi bạn đang tìm kiếm các mẹo về cách viết một email chuyên nghiệp cho khách hàng, rất có thể bạn đã nắm được vai trò quan trọng của email trong thư từ với khách hàng. Tuy nhiên, nếu bạn là người không làm việc trong lĩnh vực hỗ trợ khách hàng hoặc dịch vụ, bạn nên nhớ rằng bạn vẫn là đại diện của công ty. Bất kể chức danh của bạn là gì, các phương pháp, mẹo và ví dụ hay nhất sau đây sẽ giúp bạn điều hướng việc trao đổi thư từ qua email với khách hàng bằng con mắt của đại diện hỗ trợ khách hàng.

Các phương pháp hay nhất về cách viết email dịch vụ khách hàng

Mục tiêu của chúng tôi là giúp bạn cảm thấy hoàn toàn tự tin khi viết email dịch vụ khách hàng bằng cách cung cấp tổng quan rõ ràng và ngắn gọn về chủ đề. Đó là lý do tại sao chúng tôi đã xem xét một số ấn phẩm và báo cáo dựa trên dữ liệu về các email dịch vụ khách hàng tốt nhất để tổng hợp các nguyên tắc và mẹo cần thiết cho bạn. Với các phương pháp hay nhất về dịch vụ khách hàng qua email này, bạn sẽ nhanh chóng học được cách viết một email dịch vụ khách hàng tốt.

1. Mang đến cho nó một liên lạc của con người

Không có gì khách hàng ghét hơn là cảm giác như họ đang nói chuyện với rô bốt. Mặc dù họ có khả năng mở email của mình bằng “Kính gửi nhóm dịch vụ khách hàng”, bạn nên cá nhân hóa email hỗ trợ của mình bằng cách tạo sự tương tác thân thiện ngay từ đầu. Lời chúc mừng qua email dịch vụ khách hàng tốt nhất địa chỉ người nhận bằng tên của họ. Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách chọn cách chào phù hợp từ bài đăng trên blog của chúng tôi về cách bắt đầu một email chuyên nghiệp.

2. Thể hiện sự đồng cảm

Hỗ trợ qua email tốt nhất là sự đồng cảm, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn thừa nhận cảm giác của khách hàng. Bất kể vấn đề xảy ra như thế nào, họ cảm thấy đủ mạnh để liên hệ, vì vậy hãy tôn trọng điều này sớm trong thư trả lời email của bạn. Một câu đơn giản “Tôi hiểu & lt; cảm giác của khách hàng & gt; đó phải như thế nào.” sẽ giúp bạn có một khởi đầu tốt.

3. Quý trọng thời gian của họ

Đôi khi bạn có thể không phải là người tiếp xúc đầu tiên mà khách hàng có được trong hành trình với công ty của bạn. Khả năng hiển thị trên điều này là rất quan trọng, cũng như có quyền truy cập vào bất kỳ thư từ khách hàng đã ghi trước đó. Tất cả chúng ta đều ghét cảm giác như thể chúng ta đang lặp lại chính mình, vì vậy hãy đảm bảo làm mọi thứ trong khả năng của bạn để cập nhật mối quan hệ khách hàng khi cung cấp hỗ trợ qua email. Một email dịch vụ khách hàng tốt sẽ giúp cuộc trò chuyện diễn ra đúng nơi mà nó đã dừng lại ở lần trước.

4. Tiếp tục tích cực

Có, có một vấn đề, nhưng bây giờ bạn “Rất vui được trợ giúp!”. Đôi khi bạn sẽ không có tất cả các câu trả lời, nhưng thái độ tích cực sẽ giúp thiết lập tâm trạng của tương tác một cách lâu dài. Nó cũng có thể giúp khách hàng tin tưởng hơn vào dịch vụ chăm sóc của bạn. Ví dụ: thay vì viết “Bạn đã kiểm tra Câu hỏi thường gặp của chúng tôi chưa?”, Hãy thử “Tôi không có câu trả lời cho điều đó ngay bây giờ, nhưng tôi có thể tìm hiểu cho bạn và liên hệ lại với bạn sau 2-3 giờ.”

5. Hãy nhất quán

Những sợi dây đan chéo nhau có thể khiến khách hàng vốn đã bực bội khó chịu, vì vậy hãy nghiên cứu và luôn cung cấp dịch vụ chất lượng. Được đưa ra lời khuyên mâu thuẫn hoặc thông tin trong hỗ trợ qua email là khó hiểu. Chưa kể nó khiến bạn và công ty trông xấu đi. Nhất quán là chìa khóa trong thư từ qua email của bạn với khách hàng nhưng rất quan trọng khi ai đó gửi email cho bạn để nhờ trợ giúp.

6. Giữ ngôn ngữ rõ ràng và đơn giản

Không gây nhầm lẫn cho khách hàng. Có lẽ bạn đã quen với công nghệ mới nhất hoặc biệt ngữ trong ngành, nhưng bạn nên luôn cho rằng chúng không phải vậy. Việc chính thức hóa quá mức email hỗ trợ cũng có thể khiến mọi thứ nhầm lẫn, vì vậy hãy lưu ý đến giọng điệu của bạn. Hãy đơn giản hóa mọi thứ nếu có thể và giữ mọi thứ đúng trọng tâm – tất nhiên là vẫn lịch sự và thân thiện. Để nắm vững quy tắc gửi email dịch vụ khách hàng, hãy nhớ tìm hiểu 25 quy tắc và mẹo này .

7. Chia sẻ tài nguyên để trợ giúp thêm nữa

Chuyển hướng đến các hướng dẫn toàn diện hơn có thể giữ cho email hỗ trợ khách hàng của bạn đẹp và rõ ràng. Điều này có nghĩa là liên kết các bài đăng trên blog của bạn, Câu hỏi thường gặp hoặc thậm chí là nội dung của đối thủ cạnh tranh nếu đó là tài nguyên hữu ích nhất. Đó là một cách tuyệt vời để vượt lên trên và hơn thế nữa để giúp khách hàng của bạn mà không làm cho email của bạn quá dài và phức tạp.

8. Sử dụng các cụm từ email dịch vụ khách hàng

Trong khi bạn đang ở trong giai đoạn hoàn thiện, tại sao không bước lên đĩa? Khi bạn đã giải quyết xong vấn đề đầu tiên, đừng ngại đề nghị trợ giúp cho bất kỳ câu hỏi nào khác mà họ có thể có. “Hôm nay tôi có thể giúp gì khác cho anh không?” cũng là một cách lịch sự nhằm đóng chuỗi email hỗ trợ khách hàng. Bạn có thể tìm thêm các cụm từ email dịch vụ khách hàng như thế này trong bài đăng trên blog của chúng tôi về cách trả lời khiếu nại của khách hàng.

9. Thể hiện lòng biết ơn

Luôn ghi nhớ cảm ơn khách hàng! Họ đã chọn hợp tác kinh doanh với bạn, dành thời gian liên lạc và quan tâm đủ để cho bạn biết về vấn đề này. Đây là phản hồi hữu cơ, vô giá, vì vậy hãy thể hiện sự đánh giá cao của bạn đối với nó trong suốt email của bạn. Cảm ơn đảm bảo rằng khách hàng của bạn sẽ cảm thấy thực sự được coi trọng bởi công ty của bạn và làm tăng sự hài lòng của khách hàng bất chấp chặng đường gặp khó khăn.

10. Kết thúc email của bạn bằng gusto

Nếu bạn đang muốn thử các lựa chọn khác, hãy cho tôi biết, vì tôi rất sẵn lòng giúp bạn tìm thấy sự phù hợp với nhu cầu của công ty bạn.

Có một ngày tuyệt vời!

Tốt nhất,

Ilya

Theo một báo cáo , chi phí cho dịch vụ khách hàng kém là khoảng 75 tỷ đô la mỗi năm. Điều đó nói rằng, bạn chắc chắn nên hiểu rõ ràng sau khi đọc qua bài đăng trên blog này. Tuy nhiên, khi nói đến việc viết email dịch vụ khách hàng, thường có nhiều hơn bạn – hoặc nhóm của bạn – có thời gian để xử lý. Đó là nơi Flowrite xuất hiện.

Với Flowrite, bạn có thể biến các gạch đầu dòng ngắn gọn thành các email hỗ trợ khách hàng sẵn sàng gửi nhanh hơn bao giờ hết. Yêu cầu quyền truy cập để trải nghiệm tương lai của việc viết lách trong số những người đầu tiên.

Kết thúc
Ngoài các bài viết tin tức, bài báo hàng ngày của https://www.kythuatcodienlanh.com/, nguồn nội dung cũng bao gồm các bài viết từ các cộng tác viên chuyên gia đầu ngành về chuỗi kiến thức kỹ thuật điện, điện lạnh, điện tử, cơ khí,…,.. được chia sẽ chủ yếu từ nhiều khía cạnh liên quan chuỗi kiến thức này.
Bạn có thể dành thời gian để xem thêm các chuyên mục nội dung chính với các bài viết tư vấn, chia sẻ mới nhất, các tin tức gần đây từ chuyên gia và đối tác của Chúng tôi. Cuối cùng, với các kiến thức chia sẻ của bài viết, hy vọng góp phần nào kiến thức hỗ trợ cho độc giả tốt hơn trong hoạt động nghề nghiệp cá nhân!
* Ý kiến được trình bày trong bài viết này là của tác giả khách mời và không nhất thiết phải là SEMTEK. Nhân viên tác giả, cộng tác viên biên tập sẽ được liệt kê bên cuối bài viết.
Trân trọng,
Các chuyên mục nội dung liên quan