5 bước giúp hủy hóa đơn giấy qua mạng đơn giản kiến thức mới năm 2023

Khi các doanh nghiệp đồng loạt chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử, vậy hóa đơn giấy cần xử lý thế nào? Bài viết dưới đây, Kế Toán Việt Hưng sẽ giúp bạn tìm hiểu chi tiết về các bước hủy hóa đơn giấy qua mạng. Cùng tìm hiểu nào!

Các bước hủy hóa đơn giấy qua mạng chi tiết

1. Lập Thông báo kết quả hủy hóa đơn (mẫu TB03/AC) trên phần mềm Hỗ trợ kê khai (HTKK)

Bước 1: Tải phần mềm HTKK phiên bản mới nhất, cài đặt và nhập các thông tin chung (hiện nay là phiên bản 4.8.3). Tại màn hình đăng nhập phần mềm HTKK NNT điền Mã số thuế (MST) của đơn vị.

Bước 2: Sau khi đăng nhập vào phần mềm HTKK, NNT chọn mục Hóa đơn

=> Tiếp tục chọn đến “Thông báo kết quả hủy hóa đơn (TB03/AC)”.

Bước 3: Thực hiện nhập thông tin về hóa đơn và các chứng từ được quản lý như hóa đơn (Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ, phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý) chưa sử dụng và đã hủy trên Thông báo mẫu TB03/AC:

– NNT sử dụng nhiều hình thức hóa đơn thì lập từng Thông báo kết quả hủy Hóa đơn mẫu TB03/AC (Lập Thông báo kết quả hủy hóa đơn giấy qua mạng riêng cho hóa đơn điện tử/hóa đơn đặt in/hóa đơn tự in…).

– Tại chỉ tiêu “Phương pháp hủy hóa đơn”

+ Đối với hóa đơn và các chứng từ được quản lý như hóa đơn (Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ, phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý) đặt in (giấy), ghi: “cắt góc” (hoặc “đốt”).

Lưu ý: Chỉ dùng phương pháp “đốt” đối với các quyển hóa đơn chưa sử dụng nguyên quyển. Các quyển hóa đơn đã sử dụng hết hoặc sử dụng dở phải lưu giữ theo quy định của Luật Kế toán.

+ Đối với hóa đơn và các chứng từ được quản lý như hóa đơn (Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ, phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý) điện tử, ghi: “hủy trên phần mềm”;

+ Đối với hóa đơn và các chứng từ được quản lý như hóa đơn (Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ, phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý) tự in, ghi: “hủy trên phần mềm”.

– Tại cột 6, cột 7: Từ số – Đến số: Nhập dạng số.

Ví dụ: Cột 6: 0000001, Cột 7: 0000050.

Bước 4: NNT ấn nút “Ghi”, nếu có lỗi sai phần mềm sẽ tự động thông báo.

Bước 5: NNT ấn nút “Kết xuất XML”, sau đó thực hiện nộp trên hệ thống Dịch vụ thuế điện tử (eTax) đến cơ quan thuế.

2. Gửi Thông báo kết quả hủy hóa đơn (TB03/AC) trên hệ thống eTax

Bước 1: Người nộp thuế truy cập Website thuế điện tử của Tổng cục thuế tại địa chỉ gov.vn.

Sau khi truy cập, tại màn hình hiển thị, NNT chọn “DOANH NGHIỆP”

Bước 2: NNT bấm chọn “Đăng nhập” màn hình hiển thị như sau:

Người nộp thuế đăng nhập hệ thống bằng tài khoản giao dịch điện tử với cơ quan thuế -Tài khoản đăng nhập hệ thống Thuế điện tử (Tài khoản: MST-ql. Mật khẩu: là mật khẩu được cấp).

Nhập Mã xác nhận hiển thị ở ô màu vàng. Ấn chọn “Đăng nhập”.

Bước 3: NNT vào chức năng Khai Thuế Nộp tờ khai XML để thực hiện nộp Thông báo kết quả hủy hóa đơn (TB03/AC)

NNT tích “Chọn tờ khai” để chọn tờ khai phải nộp -> Bấm chọn “Ký điện tử” thực hiện ký. Sau khi ký thành công, NNT bấm chọn “Nộp tờ khai” để thực hiện nộp Thông báo kết quả hủy hóa đơn (TB03/AC) đến Cơ quan thuế.

Hỏi đáp về hủy hóa đơn giấy qua mạng

Công ty có 2 hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế xuất từ tháng 3 2022 về cũng 1 công ty đã khai thuế, đã gửi cho khách hàng, hiện tại khách hàng muốn xuất lại hóa đơn thay đổi tên hàng hóa dịch vụ giữa hai hóa đơn này, ngoài ra 1 hóa đơn khách còn muốn thay đổi cả tên công ty, địa chỉ, mst.

Vậy theo thông tư 78/2021/TT-BTC công ty có thể hủy 2 hóa đơn cũ đi và xuất thay thể hóa đơn mới hay không hay chỉ được xuất hóa đơn điều chỉnh. Và nếu xuất hóa đơn điều chỉnh thì điều chỉnh cụ thể như nào ạ? Trong trường hợp được hủy hóa đơn đi thì thuế Quý I công ty cần khai bổ sung đúng không?

Trả lời:

– Căn cứ Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ:

+ Tại Điều 19 quy định về xử lý hóa đơn có sai sót:

“Điều 19. Xử lý hóa đơn có sai sót

…

2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:

a) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.

b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm“.

b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm“.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

…“

– Căn cứ Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13/6/2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hòa đơn chứng từ :

+ Tại Điều 7 quy định xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp:

“Điều 7. Xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp

1. Đối với hóa đơn điện tử:

a) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì người bán được lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh;

…“

Căn cứ các quy định nêu trên, Cục Thuế TP Hà Nội có ý kiến như sau:

Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã lập theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP đã gửi cho người mua sau đó phát hiện có sai sót thì Độc giả thực hiện xử lý sai sót theo quy định tại Khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ.

Hi vọng hướng dẫn cách hủy hóa đơn giấy trên mạng trong bài viết đã giúp kế toán viên thực hiện chuyển đổi sử dụng sang hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng nhất. Không chỉ thế, các nội dung nghiệp vụ cũng được chúng tôi đăng tải thường xuyên trên fanpage, ghé thăm để không bỏ lỡ các thông tin quan trọng nhé!