Thiết bị văn phòng gồm những gì? Tổng hợp danh mục các thiết bị văn phòng cần có
Thiết bị văn phòng luôn là những sản phẩm được quan tâm nhất ở những công ty, cơ quan, đoàn thể và cả trong môi trường giáo dục nữa. Việc cung cấp cho công ty những thiết bị máy móc văn phòng một cách đầy đủ hợp lý sẽ làm gia tăng năng suất lao động của nhân viên và toàn thể nguồn lực. Vậy nên phải chọn thiết bị văn phòng gồm những gì? Thiết bị văn phòng có vai trò ra sao. Hãy cùng nhau tìm hiểu các thông tin dưới đây nhé!
Nội dung chính
1 Thiết bị văn phòng là gì?2 Vai trò của thiết bị văn phòng 3 Thiết bị văn phòng gồm những gì? 3.1 Văn phòng phẩm 3.2 Máy móc văn phòng 3.3 Thiết bị lưu trữ3.4 Nội thất văn phòng4 Kết luận
Thiết bị văn phòng là gì?
Thiết bị văn phòng là gì? Thiết bị văn phòng gồm những gì?
Thiết bị văn phòng là các thiết bị máy móc, vật dụng cần thiết cho các hoạt động hằng ngày hoặc công việc trong lĩnh vực văn phòng. Lựa chọn các thiết bị văn phòng phù hợp sẽ giúp cho doanh nghiệp dễ dàng điều hành các hoạt động hằng ngày của mình một cách trơn tru, hiệu quả hơn. Khi lựa chọn các trang thiết bị phù hợp, các doanh nghiệp hãy luôn ghi nhớ nhu cầu của nhân viên.
Đối tượng sử dụng các thiết bị văn phòng khá đa dạng. Cụ thể như: doanh nghiệp, công ty, cơ quan nhà nước, bệnh viện, trường học và cá nhân.
Vai trò của thiết bị văn phòng
Sử dụng các thiết bị văn phòng giúp bạn tiết kiệm được thời gian làm việc
Trang thiết bị văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc phục vụ, hỗ trợ cho các nhân viên văn phòng, nhân viên tổng vụ,… Việc sử dụng các thiết bị văn phòng có ý nghĩa to lớn trong quá trình làm việc. Điều này mang đếm các trải nghiệm tuyệt vời đối với nhân viên như:
Thiết bị văn phòng giúp nhân viên dễ dàng điều hành và quản lý tốt công việc của mình. Từ đó tạo nên năng suất làm việc hiệu quả hơn.
Sử dụng các thiết bị văn phòng giúp bạn tiết kiệm được thời gian làm việc. Mang đến hiệu quả làm việc cao hơn, khi cần sự hỗ trợ thì sẽ có ngay những thiết bị hữu ích này giúp bạn.
Thiết bị văn phòng còn giúp bạn truyền đạt thông tin, tổng hợp các tin tức và báo cáo thuyết trình công việc một cách chuyên nghiệp có hiệu quả hơn.
Tạo môi trường làm việc cực kỳ thân thiện và thoải mái, không gian đẹp mắt. Làm cho nhân viên hứng khởi và yêu thích công việc hơn.
Lưu ý: Các trang thiết bị văn phòng cần sử dụng luôn phải đáp ứng được nhu cầu làm việc hiệu quả, hù hợp với yêu cầu của công việc. Đồng thời các thiết bị này cần đảm bảo tính hữu ích. Đặc biệt, nó phải dễ dàng sử dụng, an toàn trong thời gian lâu dài.
Thiết bị văn phòng gồm những gì?
Văn phòng phẩm
Giấy có vai trò quan trọng trong việc lưu trữ thông tin. Có các loại giấy văn phổ biến như giấy A4, giấy in hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, giấy note… Ngoài ra còn các loại khổ giấy khác như A3 để phục vụ cho bản vẽ kỹ thuật,…
Giấy có vai trò quan trọng trong việc lưu trữ thông tin với nhiều loại hình giấy để phục vụ từng mục đích khác nhau
Bút là vật phẩm không thể thiếu trong bất kỳ công ty, tổ chức nào. Có rất nhiều loại bút khác nhau, để phục vụ cho nhiều loại hình công việc khác nhau. Cụ thể như: bút bi, bút mực, bút dạ (viết bảng), bút chì (viết lách, tô vẽ), bút màu, bút nhớ, bút đỏ, bút xóa hoặc bút laser để sử dụng cho các buổi thuyết trình.
Folder hay còn gọi là kẹp tài liệu. Đây là thiết bị văn phòng giúp quản lý, sắp xếp lưu trữ công việc, các loại hồ sơ, tài liệu hiệu quả. Đồ dùng này rất quan trọng và hữu ích cho các nhân viên lưu trữ tài liệu, phục vụ cho quá trình làm việc hằng ngày. Hay trong những buổi gặp mặt đối tác, làm việc cùng khách hàng hay ký kết hợp đồng,…
Folder giúp quản lý, sắp xếp lưu trữ công việc, các loại hồ sơ, tài liệu hiệu quả
Sổ sách kế toán và các loại sở văn phòng, rất cần thiết trong công việc. Chúng dùng để ghi chép và lưu ý trong công việc. Các loại sổ sách kế toán bao gồm các loại phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, hóa đơn và số lượng,…
Máy móc văn phòng
Máy đếm tiền là một thiết bị văn phòng rất được nhiều cơ quan đoàn thể, ngân hàng, kho bạc, công ty,… sử dụng. Công dụng chính của máy đếm tiền là đếm nhanh, chính xác lượng tiền mặt và kiểm soát tài chính của doanh nghiệp một cách nhanh chóng. Ngoài ra một số loại máy đếm tiền cao cấp còn giúp người dùng phát hiện tiền giả, phát hiện tiền lẫn loại, tiền rách hiệu quả. Các thương hiệu máy đếm tiền uy tín hiện nay được người dùng sử dụng nhiều là Xiudun, Silicon, Oudis, Aikyo,…
Máy đếm tiền giúp kiểm soát chính xác lượng tiền mặt của doanh nghiệp một cách nhanh chóng
Máy in, máy photo là các loại máy móc cơ bản trong các công ty lớn hay nhỏ. Bởi nhu cầu sử dụng thiết bị này rất lớn tại đây. Việc in ấn nhiều loại văn bản giấy tờ chứng từ, hóa đơn mua bán, hồ sơ, hợp đồng mua bán,…. đều cần dùng đến loại máy này. Một doanh nghiệp cần có tối thiểu một máy in để in ấn giấy tờ của công ty. Tuy nhiên để tiện hơn cho công việc và tùy vào nhu cầu sử dụng mà doanh nghiệp nên sắm số lượng thiết bị lớn hơn.
Máy hủy tài liệu là loại thiết bị cơ học có tác dụng cắt giấy thành những dải dài hay nhiều mảnh vụn để hủy các tài liệu có chứa các thông tin mật của doanh nghiệp. Thiết bị giúp văn phòng bớt lộn xộn với nhiều loại giấy tờ và bảo vệ môi trường thay vì vứt rác bừa bãi.
Máy ép plastic cũng là một thiết bị rất quan trọng. Thiết bị này được sử dụng để tạo lớp màng bảo vệ cho tài liệu chống lại tác động của nước, độ ẩm, vết bẩn, nấm mốc, dấu vân tay. Trong văn phòng hiện nay thường sử dụng các loại máy ép plastic mini ép những khổ A3, A4, A5. Gợi ý các thương hiệu máy ép plastic nổi tiếng như: Yatai, DSB, EFG, SO GOOD,…
Máy ép plastic được sử dụng để tạo lớp màng bảo vệ cho những tài liệu quan trọng trong thời gian dài
Máy chấm công là thiết bị quản lý hữu hiệu thời gian làm việc của nhân công trong doanh nghiệp. Thường đa số các công ty có rất nhiều bộ phận khác nhau, sẽ rất khó khăn trong việc kiểm soát thời gian đi làm hay ra về của nhân viên. Vì thế giải pháp khắc phục tình trạng nhân viên đi sớm về muộn, cắt xén thời gian làm việc đó là sử dụng máy chấm công.
Máy chiếu là thiết bị văn phòng mà các doanh nghiệp, công ty, tổ chức cần dùng để tiến hành các dự án, chiến lược khác nhau. Từ đây thuyết phục mọi người một cách tốt nhất, cho công việc đạt hiệu quả cao. Đây là thiết bị có bộ phận ánh sáng với công suất lớn, cho đi qua một hệ thống xử lý trung gian để tạo ra hình ảnh trên màn chắn sáng có thể quan sát được bằng mắt thường.
Máy chiếu là thiết bị văn phòng mà các doanh nghiệp, công ty cần sử dụng để tiến hành các dự án
Ngoài ra các loại máy móc thiết bị văn phòng khác cũng rất cần thiết. Cụ thể như máy tính làm việc (laptop hoặc máy PC); Máy Scan, máy in laser, máy in màu, máy fax,…; Máy quẹt thẻ từ; Điện thoại bàn; Các trang thiết bị mạng ( như modem, switch,…).
Thiết bị lưu trữ
Thư mục lưu trữ là một công cụ hữu ích cho các công ty muốn giữ các tệp của họ được tổ chức
Danh mục thiết bị văn phòng sẽ không thể nào thiếu được thiết bị lưu trữ như đĩa flash USB, ổ cứng ngoài,… Đây là những trang thiết bị giúp doanh nghiệp giữ gìn các tài liệu một cách ngăn nắp và tách biệt. Mặc dù, hiện nay công nghệ đang dần phát triển và các công ty đang hoạt động trực tuyến. Tuy nhiên công việc giấy tờ luôn là một phần không thể thiếu của bất kỳ doanh nghiệp nào.
Vậy nên thư mục lưu trữ là một công cụ hữu ích cho các công ty muốn giữ các tệp của họ được tổ chức. Các hộp lưu trữ được dán nhãn cũng có thể giúp lưu trữ các loại tài liệu. Lưu tài liệu vào đĩa flash USB một cách tốt, để giữ tài liệu được sắp xếp và an toàn. Khi lưu trữ tài liệu vào đĩa USB, và lúc đấy chắc chắn người dùng đã được sao lưu tài liệu gốc.
Nội thất văn phòng
Tùy vào tính chất công việc của doanh nghiệp và văn phòng làm việc sẽ có các đồ nội thất phù hợp
Để có thể duy trì và phục vụ tốt cho các hoạt động công việc, cũng như khẳng định tiềm năng của doanh nghiệp và tổ chức thì những đồ nội thất văn phòng là những vật phẩm không thể thiếu. Tùy vào tính chất công việc của doanh nghiệp và văn phòng làm việc sẽ có các đồ nội thất phù hợp như: bàn, ghế, giá kệ, tủ tài liệu, điều hòa, máy lạnh, quạt,…
Trên thị trường hiện nay có khá là đa dạng các nội thất bàn ghế phù hợp cho mọi tính chất công việc. Cụ thể như bàn ghế cho phòng họp, phòng hội nghị,… tạo sự kết nối nhân viên với nhau; Bàn làm việc dành cho nhân viên được bố trí ở khu vực làm việc chung một cách tiện dụng; Bàn ghế sảnh dùng để tiếp khách sẽ lịch lãm và thẩm mỹ hơn,…
Và các tủ kệ, giá sách, đựng tài liệu, giấy khen, bằng khen, huy chương,… Một số công ty còn bày biện trang trí tủ đựng tư trang cho nhân viên.
Kết luận
Trên đây là thông tin liệt kê những thiết bị văn phòng cần thiết và vai trò của các vật phẩm này. Hy vọng qua bài viết này bạn đọc sẽ có được câu trả lời chính xác cho câu hỏi “thiết bị văn phòng gồm những gì?” và từ đó chọn lựa được cho mình những sản phẩm phù hợp với nhu cầu sử dụng nhất. Nếu còn những thắc mắc về bài viết xin vui lòng comment dưới đây để chúng ta cùng thảo luận nhé!
Xem thêm các bài viết khác tại đây!
